Organisieren Sie eine Informationsveranstaltung

Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Was ist das Thema und mein Ziel?
• Wen will ich erreichen?
• Wie lautet meine Aufforderung zum Handeln?
• Welchen Nutzen haben meine Zuhörer:innen?

Mögliche Aktivitäten:

• Klassischer Infoabend mit Präsentationen und anschließender Diskussion
• Picknick, zum Beispiel für Familien mit Spielen für kleinere Kinder
• Energie-Rallye/-Quiz, zum Beispiel für Familien, Schüler:innen
• Präsentation in einem Kaffeehaus
• (Musik-)Festival-Aktionen oder eine grüne Party für Student:innen

Informieren Sie sich über die Orte, an denen Sie Ihre spezielle Zielgruppe am ehesten antreffen können.

Was wird bei Ihrer Veranstaltung passieren? Beispiele:

• Vortragsthemen und mögliche Gastredner:innen/bekannte lokale Akteur:innen
• Workshopthemen
• Spielaktivitäten, Quiz
• Werbegeschenke

Wer wird anwesend sein? Beispiele:

• Menschen, mit denen Sie vor Ort zusammenarbeiten (für die Veranstaltung); zum Beispiel, wenn ein Verein/eine Gemeinde die Veranstaltung ausrichtet oder eine örtliche Bäckerei Snacks bereitstellt (vielleicht kostenlos als Public-Relations-Maßnahme)
• Gastredner:innen

Bedenken Sie:

• Mietkosten: Vielleicht ist die Gemeinde oder ein Verband Ihr Kooperationspartner und stellt einen der eigenen Räume/Säle zur Verfügung. Vergessen Sie nicht, in diesem Fall das Logo des Kooperationspartners anzugeben. Stellen Sie sicher, dass ein:e Vertreter:in des Kooperationspartners an der Veranstaltung teilnehmen kann, und erwähnen Sie in Ihrer Rede Ihre Wertschätzung für die Zusammenarbeit.
• Ob es einen Imbiss geben wird, ob die Teilnehmer:innen gemeinsam essen werden (halten Sie Lokalempfehlungen bereit), ob Sie ein Catering bestellen sollten/könnten, und so weiter
• Ausstattung: Sitzordnung, IT-Ausstattung wie Beamer, Mikrofon et cetera
• Raumgröße: Wie viele Personen können teilnehmen?

Entscheiden Sie in dieser Phase, wen Sie als Partner:in, Gastredner:in und so weiter einladen wollen, und prüfen Sie, ob diese Personen Interesse und Zeit haben, an der Veranstaltung teilzunehmen. Halten Sie das grundsätzliche Konzept des Programms bereit, um ihnen den Kontext erklären zu können.

Schreiben Sie eine Einladung mit folgenden Angaben:

• Name der Veranstaltung
• Datum, Uhrzeit und Dauer
• Ort/Adresse oder Zugangsdaten im Falle einer Onlineveranstaltung
• Beschreibung der Veranstaltung
• Tagesordnung, zum Beispiel Vortragsthemen, mögliche Gastredner:innen, geplante Aktivitäten
• Frist, bis zu der sich die Teilnehmer:innen anmelden sollten
• Wo/wie sie sich anmelden können (Anmeldelink oder per E-Mail)
• Kontaktinformationen
• Wenn Sie planen, während der Veranstaltung Fotos/Videos zu machen, erwähnen Sie dies in Ihrer Einladung und weisen Sie darauf hin, dass jede:r Teilnehmer:in automatisch zustimmt, dass die dort gemachten Bilder/Videos für Kommunikationszwecke (zum Beispiel in den sozialen Medien) verwendet werden dürfen. Aber: Es ist unbedingt notwendig, die schriftliche Zustimmung der Eltern von anwesenden Jugendlichen einzuholen.

Minderjährige brauchen ein von den Eltern unterschriebenes Formular, damit Sie bei Veranstaltungen Fotos mit ihnen machen können. Fügen Sie dieses Formular also der E-Mail/Anmeldung bei und führen Sie an, dass es bei der Ankunft auf der Veranstaltung abzugeben ist.

Das Versenden der Einladung ist möglich per:

• E-Mail
• Soziale Medien (Twitter, LinkedIn, Facebook …)
• Newsletter, Projektwebsite

• Erstellen Sie einen Zeitplan für die einzelnen Elemente der Veranstaltung (zum Beispiel die verschiedenen Präsentationen und Gruppenarbeiten), damit Sie die Zeit während der Veranstaltung effektiv einteilen können.
• Überlegen Sie: Welches Material benötigen Sie (zum Beispiel Flyer, Broschüren, Spiele, IT-Ausrüstung, etwa spezielle Adapterkabel, und so weiter)? Kann alles, was Sie brauchen, rechtzeitig am Veranstaltungsort eintreffen?

Planen Sie nach Möglichkeit viel Zeit für den Aufbau des Standorts ein. Wenn Sie am Vortag Zugang zu einem gesicherten Raum haben, beginnen Sie am besten bereits dann. Achtung: Je weniger Zeit Sie haben, desto mehr Unterstützung werden Sie brauchen, um alles vorzubereiten. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Veranstaltungsort gut kennen und wissen, wie alles aufgebaut werden soll, insbesondere wenn Sie Unterstützung benötigen, damit Sie das Unterstützungsteam vorher einweisen können.

Wenn Sie die folgenden Punkte einplanen, sollten Sie die dazugehörigen Aufgaben berücksichtigen:

• Sorgen Sie dafür, dass die IT-Infrastruktur funktioniert (Projektor, Mikrofon, korrekte Folienansicht).
• Bereiten Sie die Sitzordnung vor (eventuell mit Sitzplatzreservierung für bestimmte Gäste).
• Stellen Sie Roll-ups/Dekoration auf.
• Bauen Sie Ihre Infostände auf.
• Wenn Sie Fotos/Videos machen, zum Beispiel für die sozialen Medien, bringen Sie zusätzliche Einverständniserklärungen für Kinder mit, für den Fall, dass es nicht angemeldete Gäste gibt oder jemand seine Einverständniserklärung vergessen hat.
• Legen Sie Projektflyer/relevante Broschüren/Give-aways auf.
• Bringen Sie die Liste der angemeldeten Gäste mit, damit Sie sie bei ihrer Ankunft abhaken und verfolgen können, wer zur Veranstaltung gekommen ist. Sie könnten eine Spalte für Interessent:innen hinzufügen, die sich entschließen, nach der Veranstaltung bei Ihrem Projekt mitzumachen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Namen und Kontaktdaten von Personen für weitere Kontakte sammeln.

Nutzen Sie unsere White-Label-Materialien (PowerPoint-Folien, Textbausteine) und füllen Sie die Kerninformationen über Ihr Projekt aus.

Wenn Sie eine Veranstaltung für eine bestimmte Zielgruppe organisieren oder wenn Sie sich um spezielle Mitglieder bemühen, stellen Sie sicher, dass Sie die für diese Menschen wichtigsten Vorteile hervorheben.

Präsentieren Sie Ihr Projekt so überzeugend, dass Sie die Menschen auf diesen Veranstaltungen dafür begeistern sich zu beteiligen. Versuchen Sie auch, mögliche Mitglieder, Multiplikator:innen oder Investor:innen auf diesen Veranstaltungen persönlich anzusprechen, und laden Sie sie ein, bei einem Folgetreffen weitere Details zu besprechen.